Stadgar

1 § Allmänt

Föreningens firma (namn) skall vara Svenska Lusitanosällskapet. Sällskapets och styrelsens säte (hemort) är ordförandens bostadsadress, om inte annat beslutas av styrelsen. Sällskapets högsta beslutande organ är årsstämma och extrastämma. Mellan stämmorna är styrelsen beslutande organ.

För Sällskapets skulder och andra förbindelser svarar endast Sällskapets tillgångar. Räkenskaps- och verksamhetsår skall vara från den 1 januari till den 31 december. Sällskapets firma tecknas, förutom av styrelsen, av den eller de som styrelsen utser.

Sällskapets organ och funktionärer skall följa svensk lag och dessa stadgar. De skall också följa principen om ickediskriminering (likabehandling) av medlemmar, andra sammanslutningar och uppfödare. Reglerna om jäv i Lagen om ekonomiska föreningar skall tillämpas, för styrelsemedlem 6 kap. 10 § och för revisor 8 kap. 7 §.

2 § Ändamål

Svenska Lusitanosällskapet är en ideell förening med ändamål att främja Lusitanohästrasen i Sverige. Sällskapet skall bland annat verka genom att sprida information, främja avel och stimulera till fler Lusitanohästar i Sverige.

3 § Medlemskap

Var och en som ansöker om medlemskap och betalar fastställd medlemsavgift skall anses vara antagen som medlem. Den som uteslutits ur Sällskapet blir dock antagen som medlem igen endast om styrelsen godkänner det. En juridisk person antas som medlem, om styrelsen godkänner det. Medlem utträder ur Sällskapet när han begär det, eller om han inte har betalat gällande medlemsavgift.

En person som verkat för Sällskapets ändamål på ett särskilt värdefullt och förtjänstfullt sätt får, på förslag av styrelsen, utses till hedersmedlem av stämman.

Medlem som motarbetar Sällskapets målsättning eller inte följer dess stadgar, kan uteslutas av styrelsen. Meddelande om detta, med motivering, skall sändas som rekommenderat brev till medlemmens senast kända adress. Medlemmen kan dock begära att uteslutningen skall omprövas av den första stämma som hålls minst sex veckor efter det att begäran har skickats till styrelsen, och har då yttranderätt på den stämman.

4 § Medlemsavgift

Medlemsavgiften beslutas av årsstämma eller extrastämma och skall betalas på det sätt som styrelsen anger. En avgift gäller för ett kalenderår, det vill säga fram till den 31 december det år den betalas. Avgift som betalas efter den 30 september gäller dock även följande kalenderår. Erlagd avgift återfås inte vid utträde eller uteslutning ur Sällskapet.

De medlemmar som anger en fungerande epostadress och accepterar att meddelanden från Sällskapet skickas som epost i stället för brev kan, om stämman beslutar det, erhålla en lägre avgift. Kallelser till årsstämma och extrastämma skall dock alltid sändas som brev.

Om stämman beslutar det, så kan flera medlemmar från samma familj, och med samma adress, få betala en gemensam familjeavgift. Den som erlägger en engångsavgift motsvarande tio gånger full medlemsavgift, blir ständig medlem. Hedersmedlem erlägger ingen avgift.

Stämman eller styrelsen kan besluta om särskilda avgifter för tjänster och produkter som Sällskapet tillhandahåller. Om Sällskapet är stamboks- eller registerförande förening för Lusitanohästrasen, så kan stämman besluta om särskilda avgifter för medlemmar som äger stamboksförd eller registrerad Lusitanohäst.

5 § Styrelse

Styrelsen ansvarar för Sällskapets förvaltning och verkar för dess ändamål. Den skall varje år upprätta resultat- och balansräkning, verksamhetsberättelse och en budget. Styrelsen skall ha tillfredställande kontroll över Sällskapets ekonomi, räkenskaper, utbetalningar och medlemsregister.

Styrelsen består av en ordförande, som väljs särskilt av en stämma för tiden fram till och med nästa årsstämma. Dessutom ingår fyra, sex eller åtta övriga ledamöter, och inga, två eller fyra suppleanter. Övriga ledamöter och suppleanter väljs för två år, så att hälften av dem väljs vid varje årsstämma. Om en styrelsemedlem avgår i förtid, sker även val till den styrelseposten för återstående mandattid vid nästa stämma. Styrelsens ledamöter och suppleanter skall vara medlemmar i Sällskapet och ha fyllt 18 år. De får inte ha näringsförbud, förvaltare enligt Föräldrabalken eller vara försatta i konkurs.

På konstituerande möte för Sällskapets bildande skall ordförande och hälften av övriga styrelsemedlemmar väljas för tiden fram till den första årsstämman, och resterande styrelsemedlemmar för tiden till årsstämman därefter.

Styrelsen skall utse kassör och sekreterare bland de ordinarie ledamöterna, och får även utse vice ordförande och andra förtroendeuppdrag bland styrelsemedlemmarna. Styrelsen kan utse adjungerade ledamöter, vilka inte behöver vara medlemmar i Sällskapet. Olika arbetsuppgifter får även delegeras till personer eller kommittéer utanför styrelsen.

Styrelsen kan besluta att ha ett arbetsutskott, som då skall bestå av styrelsens ordförande och minst två ytterligare styrelsemedlemmar. Utskottet förbereder frågor till styrelsemöten och kan fatta beslut i de typer av frågor som delegerats av styrelsen. Frågor enligt 3 § skall dock beslutas av styrelsen.

Styrelsemedlemmarna har rätt till ersättning för skäliga utgifter de har i sitt uppdrag i den utsträckning som styrelsen bestämmer. Kvitto eller annan verifikation skall lämnas när det är möjligt. Om arvode skall utgå till styrelsen så skall detta beslutas av en årsstämma eller extrastämma, men fördelningen av arvodet mellan styrelsens medlemmar kan beslutas av styrelsen.

6 § Styrelsemöten och beslut

Styrelsemöte skall hållas om ordföranden, två andra styrelsemedlemmar eller en revisor begär det. Samtliga ledamöter och suppleanter kallas, och kallelsen bör skickas ut minst en vecka före mötet. Vid mötet skall protokoll föras och efteråt justeras. Om inte styrelsen beslutar annat, får sekreteraren föra protokollet och ordföranden justera det. Protokollen skall numreras, dateras, undertecknas och närvarande styrelsemedlemmar skall anges. Styrelsemedlem som inte begär att avvikande mening (reservation) skall protokollföras anses biträda styrelsens beslut.

Om samtliga styrelsemedlemmar godkänner det, kan kallelser, protokoll och annan information förmedlas till styrelsens medlemmar genom telefon, fax eller epost i stället för brev. Ett sådant godkännande får återkallas. Protokoll och andra handlingar skall dock alltid förvaras utskrivna i ett originalexemplar hos ordföranden eller sekreteraren.

Styrelsen är beslutsmässig om antalet närvarande med rösträtt är mer än hälften av antalet ordinarie ledamöter. Beslut fattas med enkel majoritet, om inte annat anges i dessa stadgar. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Suppleanter har rösträtt när de ersätter ledamot, och de inträder som ersättare i ordningsföljd efter när de blivit medlemmar i styrelsen. Adjungerad ledamot har inte rösträtt. Om styrelsen inte kan bli beslutsmässig på grund av att flera styrelsemedlemmar har avgått, skall och får styrelsen trots det kalla till en stämma för att välja nya styrelsemedlemmar.

Styrelsen kan besluta i brådskande frågor av mindre vikt utan att hålla ett styrelsemöte, om samtliga styrelsemedlemmar godkänner detta arbetssätt på ett styrelsemöte (frågor enligt 3 § skall dock alltid beslutas på ett styrelsemöte). Ett sådant godkännande får återkallas. Ordföranden, eller vice ordföranden, skall då försöka kontakta samtliga styrelsemedlemmar via telefon, fax, epost eller brev. För beslutsmässighet krävs att mer än hälften av styrelsemedlemmarna anger sin uppfattning i frågan. Beslutet skall meddelas och protokollföras på nästa styrelsemöte.

7 § Revision

Årsstämman skall utse en eller två revisorer, och en eller två revisorssuppleanter. Revisorerna, som inte behöver vara medlemmar i Sällskapet, skall granska dess räkenskaper och styrelsens arbete. De skall senast den sista februari få bokföringsunderlag, resultat- och balansräkning, verksamhetsberättelse, styrelseprotokoll och annan information de begär från styrelsen. Senast den sista mars skall revisorerna lämna sin revisionsberättelse till styrelsen. Om arvode skall utgå till revisorerna så skall detta beslutas av en årsstämma eller extrastämma, men fördelningen av arvodet mellan revisorerna kan beslutas av dem själva om de är eniga.

8 § Valberedning

Årsstämman skall välja en valberedning, bestående av två eller tre ledamöter, varav en sammankallande. Sällskapets medlemmar kan senast den sista mars lämna förslag på kandidater till valberedningen för val på årsstämman. På en stämma skall valberedningen ge förslag till stämmans personval. Valberedningen bör informera styrelsen om sina och medlemmarnas förslag före stämman. Endast personer som accepterat nominering skall föreslås, och inte någon av valberedningens ledamöter.

9 § Årsstämma

Årsstämma hålls under maj eller juni. Kallelse skall skickas ut med brev minst två och högst fyra veckor innan, och i den skall anges de frågor som stämman skall besluta om. Till kallelsen skall bifogas resultat- och balansräkning, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse. På stämman får beslut fattas rörande de frågor som angetts i kallelsen, men andra frågor kan tas upp för diskussion eller information i samband med stämman. Förslag från medlem som lämnats till styrelsen minst sex veckor före årsstämman skall behandlas på denna. Förhandsinformation om tid och plats för årsstämman bör finnas tillgänglig för medlemmarna under minst tre månader.

Under årsstämman skall följande frågor behandlas:

1. Stämman öppnas av styrelsens ordförande.
2. Godkännande av dagordning.
3. Val av ordförande och protokollförare vid stämman.
4. Val av en protokolljusterare, tillika rösträknare.
5. Fråga om stämman blivit behörigen utlyst.
6. Upprättande av röstlängd.
7. Styrelsens verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning.
8. Revisionsberättelse.
9. Fastställande av resultat- och balansräkning.
10. Resultatdisposition.
11. Budget.
12. Fastställande av medlemsavgifter.
13. Ansvarsfrihet för styrelsen.
14. Eventuellt arvode åt styrelse och revisorer.
15. Val av styrelseordförande.
16. Val av övriga styrelseledamöter och suppleanter för vilka val skall ske.
17. Val av revisorer och revisorssuppleanter.
18. Val av sammankallande och övriga ledamöter i valberedningen.
19. Förslag från styrelsen och från Sällskapets medlemmar, som angetts i kallelsen.
20. Övriga frågor för diskussion eller information.
21. Stämman avslutas.

10 § Extrastämma

Extrastämma skall hållas senast sex veckor efter det att styrelsen, en revisor eller minst 15 % av medlemmarna begär det. Styrelsen skall då skicka ut kallelse med brev minst två och högst fyra veckor innan, och i den skall anges de frågor som stämman skall besluta om.

Under extrastämman skall följande frågor behandlas:

11 § Beslut vid årsstämma och extrastämma

På stämmorna har varje närvarande medlem som fyllt 15 år, och som har betalat gällande medlemsavgift, en röst. Även hedersmedlemmar och ständiga medlemmar har rösträtt. En medlem får dessutom rösta som ombud för högst en annan medlem, om han visar upp en daterad och undertecknad fullmakt som är högst tre månader gammal. Styrelsemedlem får inte rösta om styrelsens ansvarsfrihet.

Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har stämmans ordförande utslagsröst, utom vid personval då lottning skall ske. Om någon deltagare begär det, skall omröstning ske slutet med röstsedlar. Röstsedlar som vid personval innehåller fler namn än som skall väljas är ogiltiga.

Beslut om ändring av Sällskapets stadgar eller upplösning av Sällskapet skall fattas genom beslut vid två på varandra följande stämmor med minst två månaders mellanrum, och på den senare stämman med två tredjedels majoritet. Vid beslut om upplösning skall samtidigt beslutas om vad som skall ske med Sällskapets tillgångar. Dessa skall då användas så att de främjar Sällskapets ändamål, eller doneras till Svenska Hästavelsförbundet.

Protokoll skall föras över fattade beslut. Protokollet skall undertecknas av stämmans protokollförare, protokolljusterare och ordförande, och förvaras av styrelsens ordförande eller sekreterare. Det skall finnas tillgängligt för Sällskapets medlemmar.